De oudste gegevens over het gemeentearchief dateren uit 1830. In dat jaar, op 19 mei, brandden in het dorp Gendringen 32 woonhuizen, 10 schuren en het hervormde kerkgebouw af. Ook het tot dan toe gevormde gemeentearchief ging daarbij grotendeels verloren. Jan Richard Boeveldt, de eerste assessor, die de zes dagen voor de brand overleden, burgemeester F.W.J. de Haes verving, rapporteerde over de lotgevallen van het archief het volgende

'En nu van achteren is men ontwaar gevonden dat het gebouw waarin zich dat zoo schoone archief der gemeente bevond, alsmede een der eerste huizen is geweest waar de brand zich heeft verspreid. Groot zeer groot zijn de verliezen voor de Gendringsche ingezetenen dan dit alles is nog door den tijd en door de hulp van weldenkende menschen te herstellen, maar het onschatbaar verlies van het archief der gemeente is nimmer te verhelpen (…) Het weinige geredde bestaat in de registers van den burgerlijken stand over dit lopende jaar, de afgehoorde rekeningen der gemeente van 1824 tot en met 1828, de publicatieboeken en enige papieren.' * 

Bij de inventarisatie werd nog een aantal archiefbescheiden, waaronder een bevolkingsregister (1826-1829) (inv.nr. 1344), aangetroffen dat in het rapport van Boeveldt buiten beschouwing bleef. De genoemde rekeningen (1824-1824) bleken niet meer aanwezig. De verloren gegane akten van de burgerlijke stand (1811-1829) werden vervangen door in 1831/1832 vervaardigde afschriften van de toentertijd bij de arrondissementsrechtbank te Zutphen bewaarde dubbele exemplaren (inv.nrs. 1863-1865, 1888-1890, 1912-1914). Over de bewaring van het archief zijn voor wat betreft de negentiende eeuw geen gegevens overgeleverd.

In 1896 was het ontbreken van een 'goede archiefbewaarplaats' mede aanleiding tot een verbouwing van het raadhuis. Voorzover te reconstrueren leverde deze verbouwing een kleine archiefkluis op waar de belangrijkste stukken konden worden bewaard. Bij de invoering van het decimale registratuurstelsel in 1927 werden stalen archiefkasten aangeschaft voor de bewaring van het dynamische archief. Niet actuele archivalia werden successievelijk naar de zolder afgevoerd . Op de zolder bevond zich een deel van de negentiende eeuwse financiële administratie en correspondentie. In zijn inspectieverslag over 1928 schreef de rijksarchivaris H. Martens: 'Het archief verkeert in zeer goeden staat. Het is op overzichtelijke wijze geborgen in een afzonderlijke archiefkamer. Brandvrij is het daar echter niet, afgezien van een gedeelte dat in de kluis een plaats kan vinden' In 1935 constateerde de inspecteur dat de archiefkluis veel te klein was. Mede door het ontbreken van gekwalificeerd personeel (ook de toepassing van het decimale registratuurstelsel gebeurde niet volgens de regels ) *  ontstond er wanorde.

De rijksarchivaris in de provincie Gelderland tevens archiefinspecteur, A.P. van Schilfgaarde meldde in zijn jaarverslag over 1948: 'Er was een kleine kluis welke maar weinig archief kon bevatten. De meeste archivalia stonden in open rekken op een onbeschoten zolder. De gemeenterekeningen lagen in het souterrain op de grond en verkeerden in deplorabele staat door ernstige vochtschade, daterende uit de oorlogsdagen'. Deze toestand gaf aanleiding tot de bouw van een tweede archiefkluis in het raadhuis welke ook al snel te klein bleek. Een positieve ontwikkeling was de instelling van de afdeling interne zaken in 1948. Deze afdeling werd belast met de archiefzorg. De plaatsen van bewaring van het archief bleven ongunstig. Door vocht en schimmel aangetaste archivalia, waaronder een gedeelte van het archief van de gemeentelijke spaarbank, gingen verloren. Met de verhuizing van de secretarie in 1958 naar de verbouwde burgemeesterswoning aan de Wiekenseweg, werden nieuwe archiefbewaarplaatsen in gebruik genomen. Het oud-archief bleef op de zolder van het oude raadhuis achter. Het oude raadhuis werd door de dienst gemeentewerken betrokken.

De werkzaamheden aan het oud-archief konden zich slechts beperken tot enkele schoonmaakbeurten waarbij lagen stof werden verwijderd. Het semi-statische en een deel van het dynamische archief vond op de zolder van het nieuwe gemeentehuis een onderkomen. De bevolkingsadministratie werd in de 'weckkelder' geplaatst. Deze ruimte was veel te vochtig. Toegepaste kunstgrepen brachten geen uitkomst. In 1963 bleek voortgezette bewaring van het dynamische- en semi-statisch archief op de zolder en op de afdeling interne zaken in verband met de zware belasting van de vloeren, niet langer verantwoord. De oplossing voor dit probleem werd gevonden in een door de gemeente aangekochte boerderij aan de Akenloodsweg. Na enige aanpassingen als het dichtmetselen van staldeurtjes, het beveiligen van vensters en het plaatsen van archiefstellingen werd de voormalige veestalling als archiefbewaarplaats in gebruik genomen. * 

Toen in 1971 de ruim opgezette nieuwbouw van het gemeentehuis aan de Brederostraat voltooid was werden de archivalia uit de voormalige veestalling, uit het gemeentehuis aan de Wiekenseweg en uit het oude raadhuis overgebracht naar de, met verrijdbare stellingen ingerichte, kluis van de afdeling interne zaken. De bevolkingsadministratie kreeg een onderkomen in de kluis van de afdeling bevolking. In 1978 besloten de bij het Samenwerkingsverband Oost-Gelderland aangesloten gemeenten om de verzorging van hun statische archieven te 'regionaliseren'. Dit leidde tot de instelling van het Streekarchivariaat Oost-Gelderland. Deze dienst werd belast met de bij de archiefwet van 1962 voorgeschreven plicht tot beheer van de statische gemeentearchieven. In 1980 begon de archiefdienst met de werkzaamheden aan het Gendringse gemeentearchief, dat niet geordend doch materieel goed verzorgd, verpakt in archiefdozen, werd aangetroffen. Nadat de nodige personele voorzieningen binnen het archivariaat waren getroffen kon de gemeentesecretarie sinds 1 december 1980 wekelijks door archiefambtenaren worden bezocht. Gedurende de eerste jaren werd vooral gewerkt aan het aanleggen van ingangen op archiefbestanddelen. Zo werden tafels op onderwerp op de notulen van de raad 1830-1851 (inv.nrs. 1-3) en op de publicatieregisters 1812-1857 (inv.nrs. 97-99) vervaardigd. Verder werd de indicering van de bevolkingsregisters en gezinskaarten 1826-1829, 1840-1939 ter hand genomen en voltooid. Een aantal registers werd gerestaureerd. Nadat in de voorgaande jaren al voorbereidende werkzaamheden, als het ordenen van de correspondentie, waren gepleegd werd vanaf 1988 voorrang gegeven aan de ordening en beschrijving (inventarisatie) van het gemeentearchief.

Eind 1990 werd de eerste inventarisatie afgerond met een conceptinventaris. In de jaren die volgden bewees deze als toegang op het archief goede diensten. In een aantal gevallen werden de beschrijvingen van de bestanddelen als gevolg van gewijzigde inzichten aangepast en verbeterd. Af en toe werden (herontdekte) archiefstukken aan het archief toegevoegd. Bij een herstructurering van het gemeentearchief 1940-1989 werden dossiers aangetroffen die in het archief 1811-1940 thuis bleken te horen. In 1997 werden de in het gemeentearchief 1940-1989 'gevonden' oude dossiers geordend en beschreven in een supplement op de inventaris. Al met al maakten de aanvullingen en verbeteringen van de bestaande inventaris, die nog altijd conceptstatus had, een herziening wenselijk. Besloten werd om de in het supplement opgenomen beschrijvingen niet te integreren in de bestaande archiefinventaris. Het supplement bleef zo als een toegevoegd deel intact. Vanuit de rubrieken en beschrijvingen in de hoofd inventaris wordt verwezen naar 'verwante' stukken in overeenkomstige rubrieken in het supplement. Om de toegangkelijkheid van de inventaris (met supplement) te optimaliseren zijn als bijlagen een index op trefwoord en een index op naam van personen en instellingen toegevoegd.

Het in deze inventaris beschreven archief meet 64 meter.