Schenken van archieven en collecties

Foto van de kasten in het depot

Archieven

Het Erfgoedcentrum beschikt over een acquisitieplan. Hierin staan onder meer de criteria waaraan een archief(stuk) moet voldoen om opgenomen te worden. Algemene criteria zijn:

Het heeft betrekking op het werkgebied van de acht gemeenten die bij het Erfgoedcentrum zijn aangesloten.
Het is representatief voor de samenleving (bijvoorbeeld qua bouw, bewoning, activiteiten of personen).
Het weerspiegelt belangrijke, bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten, personen of organisaties.
De volledigheid van de informatie (materiaal is volledig wanneer hieruit het beleid, de doelstellingen en de activiteiten van een instelling gereconstrueerd kunnen worden).
Het bevat een toegevoegde informatieve waarde ten opzichte van de al aanwezige collecties (bijvoorbeeld nieuwe, nog niet bekende gegevens en/of andere, vernieuwende gezichtspunten).
Het bevat geen informatie die door een andere erfgoedinstelling wordt bewaard.

Schenken

Naast de archieven van de gemeenten Aalten, Berkelland, Bronckhorst, Doetinchem, Montferland, Oost Gelre, Oude IJsselstreek en Winterswijk beheert het Erfgoedcentrum ook diverse archieven en collecties van particulieren. Dit kunnen archieven zijn van kerken, bedrijven en verenigingen, maar ook een oude foto of een dagboek van een persoon. Het Erfgoedcentrum vindt het belangrijk om ook documenten van particulieren te bewaren, omdat overheidsarchieven alleen een te gefragmenteerd en eenzijdig beeld van de maatschappij geven.

Bezit u archiefmateriaal, boeken, foto's, films, videobanden of geluidsopnamen waarvan u denkt dat deze belangrijk zouden kunnen zijn voor het vastleggen van de regionale geschiedenis, dan kunt u deze aanbieden.

Voorwaarden

Overige voorwaarden met betrekking tot schenking/bewaargeving, levering en openbaarheid zijn:

In principe gaan wij uit van het opnemen van een archief in de vorm van schenking. Het is ook mogelijk om collecties in bewaring te geven. Losse stukken neemt het Erfgoedcentrum alleen op als u deze schenkt. In beide gevallen is de gemeentearchivaris verantwoordelijk voor het beheer en de beschikbaarstelling van de archiefstukken. Het verschil is dat als u het archief in bewaring geeft, u eigenaar blijft.Als u een archief(stuk) schenkt, wordt het Erfgoedcentrum de eigenaar. In sommige gevallen betaalt u een vergoeding als u een archief in bewaring geeft. Schenking is in alle gevallen kosteloos.
Wanneer de collectie bij het Erfgoedcentrum in beheer komt, wordt deze openbaar en daarmee onbeperkt raadpleegbaar voor iedereen (afhankelijk van openbaarheidstermijnen die gesteld kunnen worden).
Als u een archief(stuk schenkt of in bewaring geeft, wordt hiervoor een overeenkomst opgesteld. Hierin staat onder meer hoe het archief(stuk) aangeleverd dient te worden. Zo moeten archieven geordend zijn en het materiaal verzorgd zijn(nietjes/paperclips verwijderd, papieren uit ordners gehaald, stofvrij, enzovoort). Ook moeten de stukken een beknopte omschrijving hebben.

Bovenstaande criteria zijn slechts een richtlijn. Natuurlijk kunt u altijd bij ons informeren naar de mogelijkheden tot de opname van uw archieven en/of collecties.

Klik op een van de onderstaande knoppen om naar de desbetreffende pagina te gaan.

Particulier archief of collectie aanbieden (met persoonlijk account).

Particulier archief of collectie aanbieden (met bedrijfsaccount).

Beeld & geluid

Het Erfgoedcentrum heeft een uitgebreide beeld- en geluidcollectie. De bestanden in deze collectie worden regelmatig uitgebreid. Ze geven, naast archieven en publicaties, een uitstekend tijdsbeeld van de regio. Schenkingen stellen wij dan ook zeer op prijs. Hierbij hanteren wij de volgende criteria:

Foto's, prenten, ansichtkaarten, posters, filmmateriaal, geluid, enzovoort moeten kenmerkend zijn voor de regio.
Het betreft origineel materiaal.

Op veel beeld- en geluidmateriaal kan nog auteursrecht rusten. Ook kan het voorkomen dat van bepaald materiaal niet bekend is waar de auteursrechten liggen. Voordat wij besluiten tot opname van beeld- en geluidmateriaal, wordt eerst een analyse uitgevoerd van de auteursrechten.

Foto met een deel van de bibliotheekcollectie in de studiezaal

Bibliotheek

Op de studiezaal en in de depots bevindt zich een uitgebreide onderzoeksbibliotheek met allerlei boeken, tijdschriften en documentatie over het Achterhoekse en Liemerse erfgoed. Een bibliotheek is nooit compleet, waardoor wij graag nieuwe collecties opnemen met de volgende criteria:

Uitgaven (boeken, publicaties, tijdschriften, enzovoort) moeten betrekking hebben op ons werkgebied.
Daarnaast kunnen uitgaven betrekking hebben op vakliteratuur, aandacht voor werk van lokale drukkers/uitgevers, of bijzondere organisaties/personen uit de regio.

Mocht de bibliotheek van het Erfgoedcentrum al over de aangeleverde boeken beschikken, dan kunt u er alsnog voor kiezen om deze te doneren. De boeken kunnen dan verkocht worden op de tweedehands boekenmarkten die door het Erfgoedcentrum georganiseerd worden. De opbrengsten worden ingezet voor diverse initiatieven ter bevordering van de Achterhoekse en Liemerse taal en cultuur.