Openbaarheid

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

In mei 2018 is, als opvolger van de WBP, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. De AVG verbiedt het publiceren van persoonsgegevens van nog levende personen, vooral als het zogenaamde ‘bijzondere’ persoonsgegevens betreft (bijvoorbeeld religie en politieke overtuiging). In de AVG zijn nog een aantal striktere regels hieromtrent opgenomen. Dit heeft al gevolgen gehad voor de gedigitaliseerde bevolkingsregistratie. Inzage van deze bronnen is aangepast (zie het kopje ‘bevolkingsregistratie’ voor meer informatie hierover). Het is mogelijk dat er in de toekomst meer maatregelen genomen of aangepast moeten worden betreffende raadpleging van bepaalde archieven. Wij houden u via onze website op de hoogte hiervan.

Voor bezoekers van onze website en/of studiezaal kunnen de beperkingen van de raadpleegbaarheid van deze bronnen vervelend zijn. Wij gaan er echter vanuit dat u begrip op kunt brengen voor de maatregelen die we moeten treffen om te voldoen aan de privacywetgeving.

Bevolkingsregistratie

De archiefdiensten in Nederland hebben veel genealogische gegevens online staan. Een belangrijk onderdeel daarvan is de bevolkingsregistratie (gezinskaarten, bevolkingsregister, etc.). Het online publiceren van een deel van deze archiefbronnen is niet goed verenigbaar met de actuele privacywetgeving, zoals vastgesteld in de AVG. Dit betekent dat het Erfgoedcentrum genoodzaakt is om de bevolkingsregistratie jonger dan 110 jaar niet langer ter inzage aan te bieden op de website. De indexen op de registratie blijven wel op de website doorzoekbaar. Die bevatten namelijk geen bijzondere persoonsgegevens.

Inzage van de bevolkingsregistratie op de studiezaal is wel mogelijk. Door het ondertekenen van het inschrijfformulier voor bezoekers stemt u in met ons privacybeleid en verklaart u zich te houden aan onze huisregels. De geraadpleegde gegevens mogen uitsluitend worden gebruikt in het kader van historisch, statistisch of wetenschappelijk onderzoek. Gegevens van nog levende personen mogen niet gepubliceerd of openbaar gemaakt worden zonder toestemming van de betrokkenen. Het fotograferen of kopiëren van de bevolkingsregistratie is niet toegestaan.

Informatie uit de registers kan in sommige gevallen wel op aanvraag verstrekt worden. Indien u van een specifiek persoon (van minder dan 110 jaar geleden geboren) met een officiële overlijdensakte kunt aantonen dat deze overleden is kunnen wij u mogelijk informatie over deze persoon leveren. U krijgt echter geen scan of inzage in de bron (gezinskaart of bevolkingsregister).

Voor de aanvraag moet u de volgende gegevens aanleveren:

• inventarisnummer (bijvoorbeeld: ‘inventarisnummer 1269 Bevolkingsregister 44 wijk F, 1925-1940’)

• Bladzijde/paginanummer (bijvoorbeeld: ‘Bladzijde 307’)

• Overlijdensakte van de persoon waarvan u informatie wenst OF een kopie van de persoonskaart (aan te vragen via het Centrum voor familiegeschiedenis)

• SARA/archiefnummer (bijvoorbeeld: ‘SARA nummer 0114 Gemeentebestuur Lichtenvoorde, 1811-1929’

Hier zijn onderzoekskosten aan verbonden. Alvorens wij tot onderzoek overgaan lichten wij u in over de kosten.

Machtiging inzage beperkt openbare archieven

Mochten archiefstukken beperkt openbaar zijn, dan is dit beschreven bij het betreffende inventarisnummer op de website. Hier wordt vermeld vanaf wanneer het stuk wél openbaar is. Het is onder bepaalde voorwaarden soms mogelijk om inzage te verkrijgen in beperkt openbare archieven. Om een machtiging tot inzage van de stukken te verkrijgen moet de volgende procedure gevolgd worden.

Allereerst moet u nagaan wie toestemming kan geven om inzage te verlenen. Bij gemeentelijke archieven is dit de gemeentearchivaris van het Erfgoedcentrum. Bij sommige politiearchieven is toestemming van de politie vereist, of bijvoorbeeld bij een bouwtekening van een bankgebouw is de toestemming van de bank nodig. Ook zijn er particuliere archieven, waaronder kerkarchieven, waarbij de archiefvormende instantie om toestemming gevraagd moet worden.

Wilt u archiefstukken inkijken waarbij u toestemming nodig heeft van de gemeentearchivaris van het Erfgoedcentrum? Dan kunt u dit formulier invullen en opsturen via Online Regelen.

Wilt u archiefstukken inkijken van een andere archiefvormende instantie? Dan levert u de door u verkregen toestemming in via Online Regelen. U kunt dit formulier als voorbeeld gebruiken.

U moet toestemming krijgen voor specifieke archief- en inventarisnummers, anders kan de aanvraag niet in behandeling genomen worden. Ook moet deze toestemming persoonsgebonden zijn. Zodra er toestemming verleend is kunt u zich met bovenstaande documenten melden op de studiezaal. U dient zich hierbij te kunnen legitimeren.