Tevreden over ons?

erfgoedcentrum achterhoek liemers

E-depot

Algemeen

Het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers beheert overeenkomstig de Archiefwet 1995 de archieven van gemeenten Aalten, Berkelland, Bronckhorst, Doetinchem, Montferland, Oost Gelre, Oude IJsselstreek en Winterswijk. Omdat deze archieven in steeds grotere mate digitaal worden gevormd en beheerd, is het Erfgoedcentrum bezig met de inrichting van een digitaal depot. Naast het huidige depot voor papieren archieven, moet het nieuwe digitale depot (e-depot) de digitale archieven goed kunnen opnemen, beheren en beschikbaar kunnen stellen aan de burger. Met dit e-depot kunnen we zorgen voor duurzaam beheer en toegankelijkheid van digitale informatie.

Wat is een e-depot?

De definitie van een e-depot, is: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software dat duurzaam beheren en raadplegen van digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.


Een dergelijk depot voorziet in het opnemen van digitale informatie, langdurige bewaring en beschikbaarstelling. Hierbij gaat het dus om meer dan alleen hard- en software.

Projecten

Het Erfgoedcentrum is in samenwerking met de gemeenten bezig met het ontwikkelen van een e-depot. Sinds 2015 zijn verschillende projecten uitgevoerd. De eerste projecten werden eind 2016 afgerond en waren gericht op het verkrijgen van meer inzicht en kennis. Deze e-depot projecten werden uitgevoerd in samenwerking met lokale overheidsinstellingen in de regio. De resultaten (kennisproducten) die zijn opgeleverd tijdens deze fase vindt u hiernaast.

Doorontwikkeling

In 2017 is een start gemaakt met het inrichten van het Erfgoedcentrum tot een volwaardige e-depot beheerorganisatie. Daarnaast is de keuze gemaakt voor de e-depot oplossing van Data Matters. In 2018 is het e-depot in gebruik genomen en zijn er in deze fase tests uitgevoerd. Ook dit traject is uitgevoerd door middel van samenwerking in de regio.

Het e-depot in gebruik

Het project Doorontwikkeling e-depot is in april 2019 afgerond. Het e-depot is inmiddels in gebruik genomen en lokale overheidsinstellingen kunnen hierin hun digitale archieven opnemen.

Tijdens het laatste e-depot project is samen met lokale overheidsinstellingen een handleiding opgesteld: de Handreiking e-depot voor zorgdragers aangesloten bij het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers. Deze vindt u hiernaast. De Handreiking zal up-to-date worden gehouden en de verdere ontwikkelingen van het e-depot volgen.